Libre-service

Notifications pour les mises à jour de planification

Vous recevez des notifications chaque fois qu’il y a une mise à jour de votre horaire ou qu’un agent demande à échanger avec vous. Vous recevez également une notification par e-mail pour ces modifications.

Pour afficher les notifications, appuyez sur l'icône de notification en haut de l'écran. Cette icône comprend le nombre de notifications non acquittées. Vous pouvez afficher les notifications des 7 derniers jours.

Dans certaines configurations de réseau sans fil, les notifications push sur iOS 13 peuvent ne pas fonctionner comme prévu. Si cela se produit, désactivez le réseau sans fil.

Gardez à l'esprit:

  • Pour répondre à une offre d'échange, appuyez sur la notification. Pour accepter une transaction, vous devez répondre à la demande d'échange avant qu'elle n'expire. Vous pouvez :

    • Acceptez l'échange en appuyant sur Calendrier des échanges.

    • Refuser le commerce en appuyant sur Pas intéressé.

  • Pour supprimer une notification après l'avoir lue, appuyez sur X.

    Le nombre de notifications non acquittées affichées sur l'icône de notifications se met à jour lorsque vous revenez à l'écran Planification.

Demander un congé dans WFM

Demande de congé utilise la configuration définie pour les demandes de congé dans WFM pour l'application mobile de l'agent. Consultez Planification des congés et Règles d’approbation dans WFM pour plus d’informations.

Cela vous permet de :

  • Soumettez des demandes de congés partiels ou d'une journée complète à l'aide de l'application mobile de l'agent.

  • Afficher un résumé des demandes de congé.

  • Voir le solde des congés.

Vous pouvez accéder à l'écran Temps libre en naviguant jusqu'à icône du menu mobile de l’agent > Ajuster le calendrier > Temps libre. Cet écran affiche le résumé des congés pour le mois en cours. Vous pouvez filtrer les demandes de congé affichées en appuyant sur .

écran d'arrêt de l'application mobile de l'agent

Pour demander un congé dans l'application mobile pourWFM:

  1. Sur l'écran Temps libre, touchez action mobile de l'agent > agent mobile nouveau bouton de demande de congé.

  2. Sélectionnez Journée complète ou Journée partielle. Vous ne pouvez pas sélectionner Journée partielle si vous n’avez pas de publication prévue pour la journée. Dans ce cas, vous ne pouvez sélectionner que Journée complète.

  3. Pour Journée entière, sélectionnez une Activité, une Date de début et une Date de fin et appuyez sur Soumettre.

  4. Pour Journée partielle, sélectionnez une Activité, une Date, une Heure de début et une Heure de fin et appuyez sur Soumettre. L'activité dure entre 1 et 8 heures.

    demande de congé pour journée complète et journée partielle

Vous pouvez également vérifier le solde des congés en appuyant sur > .

solde de congés de l'application mobile de l'agent

Cet écran affiche les détails suivants du solde des congés :

  • Gagné : le total des heures que vous avez acquises.

  • Utilisé : les heures que vous avez consommées.

  • Programmé : les heures approuvées pour les dates futures.

  • Restant : solde des heures.

Emma, une agente du centre d'appels, a planifié quelques jours de vacances. Elle utilise l'application mobile pour demander un congé pour ses vacances.

  1. Emma se connecte à l'application EM et accède à l’option « Ajuster l'horaire » dans le menu.

  2. Elle sélectionne ensuite « Congé » pour consulter son solde d’heures de congé.

  3. Emma décide de demander un congé pour ses vacances. Elle clique sur « Nouvelle demande de congé » et renseigne les informations nécessaires, notamment les dates de ses vacances.

  4. Lorsqu'elle a terminé, elle clique sur « Soumettre ». Un message contextuel confirme que sa demande a été envoyée.

John, son superviseur, reçoit une notification concernant la demande de congé d'Emma sur son portail Web.

  1. John se connecte en tant qu'administrateur et examine la demande de congé d'Emma. Il vérifie qu'Emma dispose d'un solde suffisant de jours de congé.

  2. John approuve la demande en cliquant sur « Approuver ». Il a également la possibilité de refuser la demande le cas échéant.

Emma reçoit une notification sur son téléphone indiquant que sa demande de congé a été approuvée. Elle peut désormais profiter de ses vacances.

Demande de congés au niveau de intervalle

Cette fonction Libre-service vous permet de prendre des congés lorsqu’ils sont disponibles. Les possibilités de congés au niveau intervalle dans Ma Zone sont réflétées dans Libre-service dans l’application mobile.

Deux types d’intervalles de congés sont disponibles selon les conditions de dotation en personnel pendant l'intervalle :

  • Intervalles de congés approuvés automatiquement

  • Créneaux de congés nécessitant une approbation

Pour demander un congé au niveau de l’intervalle :

  1. Allez dans Menuicône du menu mobile de l’agent > Libre-Service.

  2. Sélectionnez Congé dans la liste déroulante au sommet de l’écran.

  3. Appuyez à gauche sur l'intervalle que vous souhaitez demander comme congé. Dans une seule demande, vous pouvez sélectionner un nombre indéfini d’intervalles tant qu’ils sont du même type et consécutifs. Par exemple, vous ne pouvez sélectionner dans une même demande un intervalle approuvé automatiquement et un intervalle qui nécessite l’accord d’un responsable. De même, vous pouvez uniquement sélectionner les intervalles qui sont juxtaposés.

    icône de l’intervalle de l’application mobile de l’agent

  4. Cliquez sur Suivant.

  5. Cliquez sur Soumettre.

Demander des heures supplémentaires au niveau intervalle

Cette fonction en libre-service vous permet de consulter les heures supplémentaires disponibles au niveau intervalle et d’en faire la demande. Les possibilités d’heures supplémentaires au niveau intervalle dans Ma Zone s’affichent dans Libre-service dans l’application mobile.

Deux types d’intervalles d’heures supplémentaires sont disponibles selon les conditions de dotation en personnel pendant l’intervalle :

  • Intervalles d’heures supplémentaires approuvés automatiquement

  • Intervalles d’heures supplémentaires nécessitant une approbation

Pour demander des heures supplémentaires au niveau intervalle :

  1. Allez dans Menuicône du menu mobile de l'agent > Libre-Service.

  2. Sélectionnez Heures supplémentaires dans la liste déroulante en haut de l’écran.

  3. Appuyez à gauche sur l'intervalle que vous souhaitez demander comme congé. Dans une seule demande, vous pouvez sélectionner un nombre indéfini d’intervalles tant qu’ils sont du même type et consécutifs. Par exemple, vous ne pouvez sélectionner dans une même demande un intervalle approuvé automatiquement et un intervalle qui nécessite l’accord d’un responsable. De même, vous pouvez uniquement sélectionner les intervalles qui sont juxtaposés.

    heures supplémentaires au niveau intervalle dans l’application mobile de l’agent

  4. Cliquez sur Suivant.

  5. Cliquez sur Soumettre.

Emma souhaite bénéficier de congés à l’occasion de certains événements personnels, par exemple un rendez-vous chez le médecin ou une activité scolaire pour son enfant. Elle utilise la fonction Congé au niveau intervalle afin de demander un congé pour événement personnel uniquement durant des créneaux horaires spécifiques au lieu de prendre la journée complète. Parallèlement, elle utilise la fonction Heures supplémentaires au niveau intervalle pour planifier des heures supplémentaires afin de couvrir son travail. En combinant ces deux fonctionnalités, Emma peut gérer l’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

Demande d'auto-échange

L’auto-échange vous permet d'affiner vos planifications en échangeant des heures entre les rotations. Vous renoncez à certains intervalles de votre rotation et vous prenez un nombre égal d'intervalles en dehors de la rotation. De la sorte, le nombre total d'heures de travail reste le même. L'auto-échange vous permet de mieux contrôler vos planifications sans affecter la charge de travail globale. Les échanges acceptés mettent automatiquement à jour la planification.

Les auto-échanges sont approuvés automatiquement et ne nécessitent pas l’intervention d’un responsable.

Vous devez définir les autorisations requises pour utiliser l’auto-échange.

Pour ajouter le libre-service d’auto-échange :

  1. Accédez à Menu icône du menu mobile de l’agent > Libre-service.

    L’auto-échange est disponible dans la vue quotidienne.

  2. Sélectionnez Auto-échange dans la liste déroulante en haut de l’écran. Votre planification affiche tous les intervalles d'auto-échange disponibles. Tous les intervalles sont approuvés automatiquement.

  3. Recherchez l'intervalle que vous souhaitez demander et appuyez sur à gauche. Dans une seule demande, vous pouvez sélectionner un nombre indéfini d’intervalles.

    Utilisez Effacer pour ignorer les intervalles sélectionnés.

  4. Cliquez sur Suivant. Vous pouvez voir les intervalles disponibles qui peuvent être pris en échange. Les intervalles indiqués sont en dehors des rotations planifiées afin de garantir que le nombre total d'heures de travail ne soit pas affecté.

    Sélectionnez les intervalles que vous voulez prendre en échange.

    Vous devez ajouter le même nombre d'intervalles que celui que vous avez supprimé. Lorsque c’est chose faite, le bouton Confirmer l’échange est activé.

    Vous pouvez cliquer sur Revenir en arrière pour revenir à la boîte de dialogue précédente. Dans ce cas, les éventuels intervalles ajoutés en échange seront effacés.

  5. Cliquez sur Confirmer l’échange. Si toutes les sélections sont conformes aux lignes directrices définies, l'auto-échange est approuvé automatiquement. Les nouveaux intervalles sont ajoutés en fonction des créneaux sélectionnés sur la page Mon agenda.

    Une notification est envoyée si un auto-échange est approuvé ou refusé. Par exemple, les effectifs nets ont été modifiés et le créneau n'est plus disponible, mais la demande a déjà été soumise.

    Notez qu’un ou plusieurs agents peuvent tenter d’échanger les mêmes intervalles tant que vous ne confirmez pas votre choix. Dans ce cas, les intervalles sont assignés selon le principe du premier arrivé, premier servi. Dans ces conditions, bien que des intervalles puissent être disponibles pour l’échange, la demande est automatiquement rejetée après validation.

Annulation des activités d’absence approuvées

Vous pouvez annuler vos demandes de congés approuvées. Votre responsable ne reçoit que les notifications d’annulation, pas les demandes. Le calendrier précédent est rétabli après l’annulation. Voici ce que vous pouvez annuler :

  • Demandes de congés pour une journée complète uniquement pour des dates futures.

  • Demandes de congés de jours partiels pour des heures et des dates futures.

  • Ce n’est que si la dernière activité du calendrier est un congé approuvé qu’un agent peut annuler la demande.

  • Si le calendrier est généré mais non publié. Après la demande d’annulation :

    • Un agent voit un calendrier vierge.

    • Le gestionnaire voit le dernier calendrier généré.

  • Si le calendrier n’est ni généré ni publié, et un agent voie un calendrier vide après annulation de la demande.

  • L’agent ne peut pas annuler la demande de congés approuvée :

    • Si le calendrier est mis à jour ou republié après l’approbation de la demande de congé.

    • Si l’annulation et les demandes de journées partielles sont sélectionnées ensemble.