Commerce

Vous pouvez envoyer des demandes de transfert de rotation à d'autres employés. L'employé qui reçoit la demande peut accepter ou refuser la demande de transfert de rotation. Les transactions fonctionneront selon les configurations définies par le gestionnaire.

Votre gestionnaire doit activer la négociation des rotations pour votre compte. Ce n'est qu’alors que vous pouvez faire de la négociation des rotations avec un agent de votre unité de planification ou d’une autre unité.

Par exemple, vous avez une rotation du matin lundi prochain. Vous avez besoin de ce matin pour des raisons personnelles et vous ne voulez pas prendre un jour de vacances. Un collègue ne voit pas d'objection à échanger sa rotation avec vous. Vous devez tous deux remplir les critères de validation pour que l’échange réussisse.

Non seulement vous pouvez échanger des équipes, mais vous pouvez échanger votre jour de congé hebdomadaire avec celui d’un autre agent. Cela offre davantage de flexibilité sans pour autant impacter les effectifs.

Échanger un quart de travail

Vous pouvez échanger une journée entière ou une demi-journée. Différentes options pour échanger une rotation sont disponibles, en fonction de la configuration de votre organisation.

Vous pouvez échanger des rotations avec des agents :

Qui ont des rotations qui tombent le même jour que la vôtre ou des jours différents.
Qui appartiennent à votre unité de planification ou d'autres unités de planification.

Les échanges de rotation doivent être activés dans la configuration et remplir les critères de validation requis.

Validations requises en fonction de la configuration :

Temps minimum valide entre la demande d’échange et l’heure de début de la rotation.
Nombre maximal de jours valides entre la demande d'échange et l'heure de début de la rotation.
La rotation à échanger ne peut pas contenir des activités non échangeables. Dans un tel cas, un échange de journée partielle peut être envisageable s’il est activé dans la configuration.
Lorsque vous effectuez une demande d’échange pour une journée entière, la différence maximale entre les longueurs des rotations doit être valide conformément à la configuration.
Les échanges de journées partielles doivent être d'une durée égale.

Vous ne pouvez effectuer des demandes d’échange de journées entières que lorsque :

Les échanges de journées partielles sont désactivés dans la configuration.
Une demande d'échange d’une journée entière est en attente pour la même rotation.

Vous pouvez envoyer plusieurs demandes d'échange pour la même rotation, en fonction de la configuration. Il n'est pas nécessaire d'annuler la demande précédente.

Vous ne pouvez effectuer des demandes d’échange de journées partielles que lorsque :

Une demande d’échange de journée partielle est en attente pour le même jour.

En fonction de la configuration, vous pouvez envoyer plusieurs demandes d'échange pour les mêmes heures de rotation. Il n'est pas nécessaire d'annuler la demande précédente.
La rotation que vous échangez contient des activités non échangeables.

Dans ce cas, un échange de journée partielle peut être envoyé. Vous pouvez échanger des segments du calendrier qui ne contiennent pas d'activités non échangeables.
Toutes les heures de votre rotation ne satisfont pas à la validation du préavis minimum.

Supposons que le préavis minimum soit de 3 heures. Votre rotation se déroule de 13 heures à 20 heures un jour donné. Vous faites une demande d'échange de rotation le même jour à 12h00. Dans ce cas, vous ne pourrez pas échanger les deux premières heures de la rotation en raison de la validation du préavis minimum. Vous pouvez donc faire un échange de journée partielle, mais pas de journée entière.

Pour échanger une rotation :

Allez à My Zone > Mon planning, ou de MAX, allez à WEM > Mon planning.
Utilisez le sélecteur de date pour accéder à la date de la rotation que vous voulez échanger.
Cliquez sur Choix > Décalage commercial. La fenêtre Échanger rotation s'affiche. Les détails d’échange de rotation sont sélectionnés par défaut.
Définissez vos préférences pour la rotation que vous voulez échanger dans Jour et heure de rotation préférés :
- Dans la liste déroulante, sélectionnez vos jours préférés.
- Fixez l'heure souhaitée.
Cliquez sur Trouver les équipes concordantes.

Vous obtiendrez le message d'erreur de validation correspondant s'il y a des problèmes de validation avec votre sélection de rotations ou avec les Préférences en matière de rotation et d’heure préférées. Modifiez vos préférences en fonction du message d’erreur.

Si toutes les préférences d’échange sont valides, toutes les rotations correspondantes s’affichent dans la zone des résultats.

Tous les résultats de la recherche en cours sont désactivés lorsque vous modifiez :
- Les préférences en matière de rotation et d’heure préférées
- Les détails d’échange de rotation
Le nombre à côté du champ Rechercher des agents est le nombre total de rotations correspondantes disponibles pour échanger, sur la base de vos préférences. Vous pouvez rechercher les agents spécifiques auxquels vous souhaitez envoyer la demande d’échange de rotation à l'aide du champ Rechercher des agents.
Sélectionnez les agents auxquels vous voulez envoyer la demande d’échange en cochant la case en regard de leur nom. Le nombre maximal d'agents que vous pouvez choisir dépend de la configuration de l’échange de rotation. Cette configuration est définie par l’administrateur.
Pour afficher uniquement les agents sélectionnés, placez le commutateur à bascule sur Afficher uniquement la sélection.
Cliquez sur le bouton Soumettre une demande d'échange pour envoyer la demande aux agents cibles sélectionnés. Un message indique le statut de la demande d’échange.

En fonction de l’état de soumission de la demande d’échange, messages :
- La demande d’échange a bien été envoyée à tous les agents sélectionnés.
  
  Ce message est généré lorsqu'une demande d’échange est envoyée à tous les agents sélectionnés.
- Demande d'échange envoyée à <nombre d'agents> agents.
  
  Ce message est généré lorsqu'une demande d’échange est envoyée à quelques-uns des agents sélectionnés.
  
  Supposons qu'un changement d’horaire intervienne au moment où vous sélectionnez les agents cibles pour envoyer la demande d'échange. Les agents cibles dont les horaires ont été modifiés risquent de ne pas recevoir votre demande d'échange. Cela signifie que tous les agents cibles que vous sélectionnez ne reçoivent pas la demande d'échange. Il s'agit donc d'une réussite partielle.
  
  Des exceptions techniques peuvent également être à l'origine d'une réussite partielle.
- La demande d’échange a échoué.
  
  Ce message est généré lorsqu'une demande d’échange n’est pas envoyée à un seul des agents sélectionnés en raison d’une exception technique.
Tous les agents cibles qui reçoivent la demande d’échange reçoivent la notification.

Vous pouvez voir votre demande de transfert de rotation en attente sur la page Demandes de calendrier de la date correspondante.

Lorsqu'un agent cible accepte votre demande, un responsable doit approuver l'échange.

Après l'approbation, vous recevez une notification de l'acceptation de l'échange de rotation sur dans Ma zone.

Vous pouvez annuler votre demande d'échange à tout moment avant que l'un des agents cibles ne l'accepte.
Pour annuler la demande :
- Dans Ma zone > Ma planification, accédez à la date à laquelle vous avez fait la demande d'échange de rotation.
- Accédez à Demande de calendrier.
- Sélectionnez la demande de transfert de rotation, puis cliquez sur Annuler.

Accepter un échange

Cliquez sur la notification pour voir la demande d'échange reçue.

Cela vous mène directement au jour de la rotation demandée par votre collègue.
Cliquez sur Afficher la demande pour voir les deux rotations côte à côte. Cela vous indique quelle rotation vous allez donner et laquelle vous recevrez en retour.
J'accepte ou Décline la demande.

N'oubliez pas que la transaction ne sera pas finalisée tant que votre responsable ne l'aura pas examinée et approuvée. Une fois qu’il a été approuvé, vous recevrez une notification vous en informant.

Échange du jour de congé hebdomadaire

Les fonctionnalités clés de cet échange sont :

Processus d’approbation manuel et automatique : le système prend en charge les flux de travail d’approbation manuels et automatiques.
- Approbation automatique : si l’auto-approbation est activée, le premier agent cible qui accepte l’échange déclenche l’approbation automatique, puis toutes les autres demandes en attente sont refusées.
- Approbation par le responsable : si l’approbation du responsable est requise, toutes les demandes acceptées sont envoyées au responsable pour approbation finale. Le responsable peut afficher les détails de l’échange et approuver ou refuser la demande.
Mise en correspondance des compétences : permet de s’assurer que les agents sont mis en correspondance en fonction des compétences pendant le processus d’échange.
Notifications complètes : les agents source et cible reçoivent des notifications à différentes phases du processus d’échange.

Pour échanger un jour de congé hebdomadaire :

Allez dans My Zone > Ma planification ou, dans CX Agent WEM > Ma planification.
Utilisez le sélecteur de date pour sélectionner la date de l’équipe que vous voulez échanger.
Cliquez sur Options > Échanger. La fenêtre Échanger rotation s'affiche. Les détails d’échange de rotation sont sélectionnés par défaut.
Sélectionnez Jour de congé en tant que Type d’échange et sélectionnez la date voulue comme date de congé à échanger.
Définissez vos préférences pour la rotation que vous voulez échanger dans Jour et heure de rotation préférés :
1. Dans la liste déroulante, sélectionnez le jour voulu.
2. Spécifiez la période recherchée pour l’équipe.
Cliquez sur Trouver les équipes concordantes.

Vous obtiendrez le message d'erreur de validation correspondant s'il y a des problèmes de validation avec votre sélection de rotations ou avec les Préférences en matière de rotation et d’heure préférées. Modifiez vos préférences en fonction du message d’erreur.

Si toutes les préférences d’échange sont valides, toutes les rotations correspondantes s’affichent dans la zone des résultats.

Tous les résultats de la recherche en cours sont désactivés lorsque vous modifiez :
- Les préférences en matière de rotation et d’heure préférées
- Les détails d’échange de rotation
Le nombre à côté du champ Rechercher des agents est le nombre total de rotations correspondantes disponibles pour échanger, sur la base de vos préférences. Utilisez ce champ pour rechercher les agents auxquels envoyer la demande d’échange.
Sélectionnez les agents auxquels vous souhaitez envoyer la demande d’échange en cochant la case près de leur nom.
Cliquez sur Soumettre une demande d’échange pour envoyer la demande aux agents cibles sélectionnés.

Tous les agents cibles qui reçoivent la demande d’échange reçoivent la notification.

Vous pouvez voir votre demande de transfert de rotation en attente sur la page Demandes de calendrier de la date correspondante.

Après l'approbation, vous recevez une notification de l'acceptation de l'échange de rotation sur dans Ma zone.

Vous pouvez annuler votre demande d’échange d’équipe à tout moment.
Pour annuler la demande :
1. Dans Ma zone > Ma planification, accédez à la date à laquelle vous avez fait la demande d'échange de rotation.
2. Sélectionnez la demande de transfert de rotation, puis cliquez sur Annuler.